Introduction,
Dans un monde digitalisé sans barrières spatiales et temporelles l’entreprise doit trouver son nouveau mode de fonctionnement afin d’assurer sa survie.
La mise en place d’un outil comme un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI en
Français (Progiciel de Gestion Intégré) est une réponse à la transformation digitale.
Qu’est-ce qu’un ERP/PGI, quel est son rôle ?
📷1 Définition
Un ERP/PGI est un progiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble de ses fonctions, c’est la colonne vertébrale de l’entreprise et de son système d’information.
L’ensemble des données de l’entreprise, Big Data, est stocké au même endroit.
Pour être intégré, un ERP/PGI doit :
émaner d'un concepteur unique ;
garantir à l'utilisateur l'unicité d'information assurée par la disponibilité de l'intégralité de la structure de la base de données à partir de chacun des modules, même pris individuellement ;
reposer sur une mise à jour en temps réel des informations modifiées dans tous les modules affectés ;
fournir des pistes d'audit basées sur la garantie d'une totale traçabilité des opérations de gestion ;
couvrir soit une fonction (ou filière) de gestion, soit la totalité du système d'information de l'entreprise.
Pour être digital, un ERP/PGI doit :
être accessible de partout et n’importe quand à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone afin que le personnel à l’extérieur de l’entreprise puisse mettre à jour ses données ;
être stocké dans le Cloud pour les mêmes raisons que ci-dessus ;
être ouvert sur l’intérieur et l’extérieur pour permettre l’échange de données en multi directionnel.
2 Utilité
L’intérêt d’un ERP/PGI est la centralisation et le maintien à jour en temps réel de l’ensemble des données de l’entreprise.
Il évite bien souvent de la double saisie, par exemple les données d’un bon de commande se transfert au bon de livraison puis à la facture et à la mise à jour des stocks.
Tous les services sont informés et peuvent inter agir en conséquence, par exemple lorsqu’un client accepte une commande le service production reçoit un ordre de production, lorsque le produit est prêt à être livré le service logistique est informé d’une livraison à réaliser et ainsi de suite.
Le PGI favorise le travail collaboratif et la transversalité.
Les indicateurs clés de performances pour les différentes fonctions de l’entreprise sont calculés en permanence et permettent ainsi de suivre l’activité et d’agir rapidement en cas de problèmes, par exemple l’analyse du taux de rotation des stocks détecte un stock dormant, l’étude du délai moyen de paiement client montre des retards de paiement à relancer.
Conclusion
La mise en œuvre d'une ERP/PGI participe à la transformation digitale de l'entreprise.
Pour les dirigeants et les services administratifs et financiers l’utilisation d’un ERP/PGI intégré facilite la gestion, l’anticipation et les prises de décisions, l’entreprise s’adapte plus facilement à son marché et devient agile préservant ainsi sa pérennité.